En una jornada laboral estándar tenemos ni más ni menos que 28.800 segundos para completar todas nuestras tareas. En principio, deberían ser suficientes, pero hay ocasiones en que debemos hacer malabarismos para poder llegar a tiempo con todo.

¿Por qué nunca tenemos suficiente tiempo para abordar todas nuestras tareas?

Un estudio realizado por OBS Business School aseguró que el 55% de la jornada laboral era destinada por parte de trabajadores españoles a tareas improductivas. Más de la mitad de nuestra jornada laboral, un dato importante. Dentro de estas tareas haremos una breve explicación de las má comunes.

• Desorganización

Tanto a nivel de personal como también profesional, una mala organización puede hacerte perder el tiempo. Seguro que en más de un proyecto, te habrás encontrado en la situación de estar cada día invirtiendo tiempo en la definición de proyecto, la organización del trabajo a hacer, resolución de incidencias, gestión de imprevistos, distribución de tareas, estimación de tempus,… siendo este tiempo el que le resta dedicación a aspectos más importantes relacionados directamente en el desarrollo del proyecto.

• Mal reparto de tareas.

Como más grande y transversal sea un proyecto, más importante y crucial resultará el reparto de tareas. Asimismo, será esencial definir bien las tareas a llevar a cabo asignando cada una de ellas a un profesional para así asegurarnos que todas ellas tengan un responsable. En caso de ser una distribución inadecuada, podría suponer una gran pérdida de tiempo. Así pues, puede darse el caso que se le deleguen o atribuyen tareas a personas que bien no tienen la capacidad o la formación para llevarlas a cabo.

• Procrastinación.

Entendemos por procrastinación la acción o hábito de retrasar actividades que deben atenderse sustituyéndolo por algo más irrelevante o agradable. La procrastinación encuentra muchas formas de manifestarse, desde tomar un café o ir al baño hasta ponerse a hacer tareas más sencillas. Esta procrastinación causa como efecto claro una gran pérdida de tiempo. Si eres de los que tiende a dejarlo todo para después, debes saber que solucionar éste problema es más sencillo de lo que parece.

• Mala fijación de objetivos o ausencia de ella.

La mala definición de objetivos a consolidar o peor aún, la falta de fijación de estos objetivos, es uno de los principales errores que pueden cometerse en una empresa, suponiendo así enormes pérdidas de tiempo. Es mejor establecer objetivos a corto, medio y largo plazo,para así tener todo el equipo ideas más claras, y evitar que se genere incertidumbre generando inseguridad en los miembros del equipo.

• Falta de concentración.

En ocasiones, la fatiga o cansancio pueden generar dificultades en tu capacidad de concentración, hecho que repercutirá indirectamente en el provecho que le acabes sacando al tiempo. Esto puede deberse a múltiples factores, así como una larga jornada laboral, situaciones de presión o estrés. Por ejemplo, puede que llegues al punto de quedarte parado, por ejemplo ante una pantalla, sin tener fuerzas para hacer nada más. Intenta descansar lo mejor posible, comer sano y hacer algo de ejercicio. Tu salud y tu capacidad de concentración te lo agradecerán.

• Mala comunicación interna.

Tareas repetidas, malos entendidos, problemas que no llegan a quien debe resolverlos… Una mala comunicación interna en la empresa es otro de los sumideros de tiempo que debemos evitar. Para lograrlo, existen múltiples herramientas interesantes, como los chats internos o los software de gestión de incidencias.

• Interrupciones.

Las interrupciones no sólo te hacen perder el tiempo que duren, sino que pueden romper tu concentración, por lo que requerirán unos minutos adicionales para volver a recuperarla.

Y no pierdas de vista otras buenas medidas anti-interrupciones, como pueden ser desconectar el teléfono o pedir que nadie entre en tu despacho cuando estés realizando una tarea muy importante.

• Reuniones.

Aunque a veces resulten necesarias, las reuniones también pueden convertirse en una pérdida de tiempo recurrente. Algunas empresas las utilizan en exceso. Otras las prolongan demasiado. Ten en cuenta que el tiempo extra que se pierda en una reunión afectará al trabajo de todas las personas que la celebren, así que multiplica ese tiempo por cada uno de los reunidos. Puede que te lleves una sorpresa…

Algunos consejos para combatir estos ladrones de tiempo

1.- Realizar las tareas pendientes según la importancia de las mismas. No todo lo que hacemos tiene la misma relevancia ni repercusión, de modo que será mejor empezar realizando aquellas actividades que sean más urgentes o menos deseables.

2.- Ir actualizando por escrito vuestros objetivos profesionales. Esto ayuda a que las prácticas que no se adecuen a dichos objetivos queden relegadas a otros escenarios o planos de la vida del trabajador.

3.- Tomar medidas para aminorar las interrupciones. Está claro que es imposible permanecer concentrado al 100% en una labor, pero el secreto consiste en saber frenar las distracciones y no sucumbir ante ellas.

4.- Respetar el tiempo de los demás. Un tema es dispersarse y perderse en detalles irrelevantes, y otro distinto y más grave es ser un ladrón de tiempo para aquellas personas que te rodean, influyendo así directamente en su rendimiento laboral.